Protokół zdawczo-odbiorczy ma znaczenie dopiero wtedy, gdy po roku można na jego podstawie odtworzyć stan mieszkania z dnia przekazania kluczy. Ogólne zdanie „lokal w stanie dobrym, wyposażenie kompletne” nie pokazuje, czy rysa na blacie była wcześniej, ile kompletów kluczy wydano ani który odczyt licznika zamyka rachunki poprzedniego lokatora. Potrzebny jest dokument powiązany z czytelnymi zdjęciami, konkretnym opisem pomieszczeń i listą przedmiotów możliwych do rozpoznania. Taka dokładność nie służy wyłącznie właścicielowi. Chroni też najemcę przed przypisaniem mu starej usterki albo kosztu wynikającego ze zwykłego używania lokalu.
Protokół początkowy i końcowy muszą dać się ze sobą porównać
Ustawa o ochronie praw lokatorów wskazuje, że przed wydaniem lokalu strony sporządzają protokół określający stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji oraz urządzeń. Dokument stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie. W praktyce jeden starannie przygotowany formularz warto zastosować ponownie podczas wyprowadzki, zachowując tę samą kolejność pomieszczeń, oznaczenia wyposażenia i numery zdjęć. Wtedy zamiast dwóch niezależnych opisów powstaje porównanie. Jeżeli w pierwszym dokumencie widnieje „parkiet w salonie, dwie rysy przy drzwiach balkonowych, zdjęcie S-08”, przy zwrocie można sprawdzić dokładnie ten fragment, a nie opierać rozliczenia na zawodnej pamięci stron. Spotkanie najlepiej przeprowadzić po wyniesieniu rzeczy poprzedniego lokatora, posprzątaniu dostępnych powierzchni i przy działającym oświetleniu. W protokole trzeba połączyć go z konkretną umową, podać adres, datę i możliwie również godzinę przekazania, wskazać strony oraz wymienić obecne osoby. Każda strona powinna otrzymać identyczny podpisany egzemplarz wraz z tym samym zestawem załączników. Przy wersji elektronicznej nie wystarczy, że fotografie pozostaną tylko w telefonie właściciela. Trzeba ustalić ich wspólny numerowany zbiór, przekazać go drugiej stronie i zachować potwierdzenie, że właśnie te pliki stanowią załącznik do protokołu.
Opisuj pomieszczenia tak, aby wada miała własny adres
Każde pomieszczenie powinno mieć osobny fragment obejmujący podłogę, ściany, sufit, okna, drzwi, grzejniki, oświetlenie, gniazda oraz elementy stałej zabudowy. Nie trzeba tworzyć technicznej ekspertyzy. Trzeba natomiast odejść od ocen, których później nie da się zweryfikować. Zamiast „ściany ładne” można zapisać: „ściany pomalowane na biało, trzy otwory po kołkach nad kanapą, otarcie przy lewym narożniku okna, brak widocznych zacieków”. Zamiast „podłoga zużyta” lepiej wskazać materiał, lokalizację śladu i jego charakter. Drobna rysa, odbarwienie, pęknięta płytka i unoszący się panel nie powinny trafiać do jednej ogólnej kategorii. Najemca oglądający mieszkanie wieczorem zauważa odprysk na umywalce, lecz słyszy, że „to przecież widać, nie ma sensu wpisywać”. Po kilkunastu miesiącach odprysk jest większy i nie można już łatwo ustalić, gdzie kończył się pierwotny ślad. Krótki wpis oraz zdjęcie z bliska rozwiązałyby problem obu stron. Przy każdej istniejącej wadzie warto zanotować jej położenie, przybliżony rozmiar i numer fotografii. Jeżeli strony nie zgadzają się co do przyczyny, nie muszą jej rozstrzygać podczas przekazania. Mogą zgodnie zapisać sam fakt, na przykład: „ciemniejszy ślad 18 na 7 cm przy listwie pod oknem, powierzchnia sucha w dotyku, przyczyna nieustalona”.
Zdjęcia powinny identyfikować miejsce, a nie tylko pokazywać uszkodzenie
Dobry zestaw fotograficzny zaczyna się od szerokiego ujęcia każdego pomieszczenia, a następnie pokazuje ściany, podłogę, okna, drzwi, zabudowę i urządzenia. W przypadku wady potrzebne są co najmniej dwa kadry: szerszy, pozwalający odnaleźć miejsce, oraz zbliżenie pokazujące szczegół. Przy rozmiarze istotnym dla późniejszego porównania można położyć obok miarkę, nie zasłaniając śladu. Fotografuj także elementy w dobrym stanie, zwłaszcza kosztowne fronty, blat, płytę grzewczą, armaturę i podłogę. Brak zdjęcia nie przesądza automatycznie odpowiedzialności, ale utrudnia wykazanie, że dany element był kompletny i nieuszkodzony. Data zapisana w metadanych pliku może być pomocna, lecz telefon pozwala ją zmienić, a komunikator często kompresuje zdjęcia i usuwa część informacji. Dlatego mocniejszy jest cały łańcuch: data i godzina w protokole, numerowane pliki, wskazanie numerów przy opisach, podpisy stron i niezwłoczne przekazanie identycznego zestawu obu osobom. Nazwy typu „IMG_4831” warto zastąpić uporządkowanymi oznaczeniami, na przykład „KUCHNIA_01_widok” oraz „KUCHNIA_02_rysa_blat”. Nie trzeba wykonywać przypadkowych kilkudziesięciu zdjęć każdego kąta. Kilkanaście przemyślanych fotografii może mieć większą wartość niż sto zbliżeń, których nie da się przypisać do pomieszczenia.
Wyposażenie zapisuj tak, aby dało się rozpoznać konkretny przedmiot
Lista „lodówka, pralka, stół, cztery krzesła” potwierdza liczbę przedmiotów, ale nie ich tożsamość, kompletność ani zużycie. Przy sprzęcie AGD zanotuj markę i model, a jeżeli numer seryjny jest łatwo dostępny bez przesuwania lub demontowania urządzenia, również ten numer. Opisz działanie wyłącznie w zakresie faktycznie sprawdzonym: „pralka włącza się, pełnego cyklu nie przeprowadzono” jest uczciwsze niż „sprawna”. Przy meblach przydadzą się materiał, kolor, liczba elementów i istniejące ślady. Warto uwzględnić półki, szuflady, piloty, przewody, pojemniki i inne akcesoria, których brak może uniemożliwić normalne korzystanie. Przekazanie mieszkania często odbywa się szybko. Właściciel pokazuje telewizor, najemca widzi obraz i obie strony wpisują „sprawny”. Dopiero później okazuje się, że nie przekazano pilota, a podstawa ekranu ma pęknięcie zasłonięte wcześniej dekoracją. Protokół nie musi przewidywać każdej możliwej awarii, lecz powinien rozdzielać obecność przedmiotu, jego stan wizualny, kompletność i zakres próby działania. Jeżeli sprzętu nie udało się uruchomić, zapisz to wprost i ustal termin sprawdzenia. Nie podpisuj stwierdzenia o sprawności tylko dlatego, że urządzenie wygląda na nieuszkodzone.
Przy licznikach liczy się odczyt, numer urządzenia i właściwa strefa
W protokole trzeba ująć energię elektryczną, gaz, wodę zimną i ciepłą oraz, zależnie od budynku, ciepłomierz lub inne urządzenia rozliczeniowe. Sam ciąg cyfr bez opisu bywa bezużyteczny, gdy w szachcie znajduje się kilka wodomierzy albo później wymieniono licznik. Zapisz rodzaj medium, numer fabryczny urządzenia, jednostkę, wskazanie i datę odczytu. Przy liczniku wielostrefowym przepisz osobno każdą strefę zgodnie z oznaczeniem na wyświetlaczu. Fotografia powinna objąć wynik oraz numer licznika, a jeśli nie da się pokazać obu czytelnie w jednym kadrze, wykonaj dwa powiązane zdjęcia. Nie zakładaj, że podpisanie protokołu najmu automatycznie przepisuje wszystkie umowy z dostawcami. Procedura zależy od medium, dostawcy i ustaleń stron. Przykładowo TAURON prowadzi osobny protokół służący przekazaniu punktu poboru energii oraz zawarciu umowy przez przejmującego. Trzeba więc ustalić, kto jest stroną umowy z dostawcą, kto zgłasza zmianę, jaki dokument należy złożyć i na jaki adres przyjdzie rozliczenie końcowe. Stan z dnia przekazania wyznacza praktyczną granicę zużycia, ale dopiero wykonanie wymaganej procedury ogranicza ryzyko dalszego naliczania rachunków niewłaściwej osobie.
Klucze, piloty i karty dostępu mają policzalną wartość
Oddzielnie wymień klucze do drzwi wejściowych, zamków dodatkowych, skrzynki pocztowej, piwnicy, komórki i pomieszczeń wspólnych. Dodaj liczbę egzemplarzy, a przy nietypowych kluczach proste oznaczenie pozwalające je rozpoznać. Tak samo potraktuj piloty do bramy, breloki, karty dostępu, klucze do okien i sterowniki. Wpis „przekazano dwa komplety” nie odpowiada na pytanie, czy każdy komplet zawierał pięć kluczy, ani czy przekazano dwa piloty. Przy zwrocie sprawdza się tę samą listę. Jeżeli w trakcie najmu najemca za zgodą właściciela wymienił wkładkę, protokół końcowy powinien wskazać nowy stan i liczbę zwracanych kluczy.
Protokół nie rozstrzyga automatycznie, kto zapłaci za każdą zmianę
Kodeks cywilny nakazuje zwrócić rzecz po zakończeniu najmu w stanie niepogorszonym, ale wyłącza odpowiedzialność najemcy za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Nie istnieje jednak prosta uniwersalna tabela, według której każde zmatowienie farby jest zwykłym zużyciem, a każda rysa szkodą. Znaczenie mają czas najmu, przeznaczenie lokalu, wiek i wcześniejszy stan elementu, sposób użytkowania, umowa oraz przyczyna zmiany. Protokół dostarcza materiału do tej oceny, lecz sam nie zastępuje analizy prawnej. Pięcioletnia sofa opisana na początku jako wyraźnie wysiedziana nie może być po dwóch latach rozliczana tak, jakby w dniu wydania była nowa. Trzeba też odróżnić uszkodzenie od usterki, którą najemca zgłaszał w czasie trwania umowy. Jeżeli pod zlewem pojawił się przeciek, lokator wysłał zdjęcia i prosił o naprawę, dokumentacja tej korespondencji może być równie ważna jak protokół początkowy. Do protokołu końcowego warto dołączyć odniesienia do wcześniejszych zgłoszeń, napraw i uzgodnionych zmian. Ulepszenia wykonane przez najemcę, takie jak montaż półek, malowanie na inny kolor lub wymiana lamp, powinny mieć wcześniej uzgodniony sposób rozliczenia i decyzję, czy pozostają w lokalu. Sam fakt, że zmiana podoba się nowemu najemcy, nie przesądza jej statusu wobec umowy.
Zwrot mieszkania wymaga ponownego przejścia tej samej trasy
Końcowy protokół najlepiej sporządzić po opróżnieniu lokalu, ale przed ostatecznym oddaniem wszystkich kluczy. Odczytaj ponownie liczniki, sprawdź wyposażenie według pierwotnej kolejności i wykonaj zdjęcia porównawcze z podobnego miejsca. Zapisz rzeczy zwrócone, braki, nowe ślady oraz usterki zgłoszone wcześniej. Jeżeli strony widzą ten sam stan, lecz różnie oceniają odpowiedzialność, protokół może zawierać obserwację i odrębne stanowiska. Nie trzeba na korytarzu pod presją czasu uzgadniać kwoty potrącenia z kaucji. Ważniejsze jest wspólne utrwalenie faktów, zanim lokal zostanie ponownie zajęty albo rozpocznie się naprawa. Odmowa podpisu przez jedną stronę nie sprawia, że stan lokalu przestaje istnieć, ale osłabia wspólny charakter dokumentu. W takiej sytuacji druga osoba powinna sporządzić własny szczegółowy zapis, wykonać zdjęcia i nagranie, zanotować obecnych świadków oraz niezwłocznie przekazać dokumentację drugiej stronie w sposób pozostawiający potwierdzenie. Nie należy dopisywać po podpisaniu jednostronnych uwag do obu egzemplarzy ani podmieniać załączników. Jeżeli spór dotyczy znacznej kwoty, przyczyny technicznej albo zasadności potrącenia, dalsze kroki warto ustalić z prawnikiem lub właściwym rzeczoznawcą, zamiast próbować rozstrzygnąć je samym zestawem zdjęć.
Najczęstsze pytania
Tak. Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów przewiduje sporządzenie przed wydaniem lokalu protokołu określającego stan techniczny oraz stopień zużycia instalacji i urządzeń. Dokument jest podstawą późniejszych rozliczeń.
Zdjęcia są znacznie użyteczniejsze, gdy protokół wskazuje ich numery i miejsca wykonania. Samo zbliżenie rysy może nie pozwolić ustalić, w którym pomieszczeniu i na jakim elemencie się znajdowała.
Na zdjęciu powinny być czytelne wskazanie i numer urządzenia. Zapisz również jednostkę, datę oraz wszystkie strefy taryfowe. Gdy numer i odczyt nie mieszczą się w jednym kadrze, wykonaj dwa powiązane zdjęcia.
Lepiej podać markę, model, widoczny stan, komplet akcesoriów i zakres wykonanej próby. Krótkie uruchomienie urządzenia nie potwierdza działania wszystkich programów ani braku ukrytej usterki.
Kodeks cywilny wyłącza odpowiedzialność najemcy za zużycie będące skutkiem prawidłowego używania. Ocena konkretnej zmiany zależy jednak od jej przyczyny, czasu najmu, wcześniejszego stanu, umowy i sposobu korzystania.
Należy samodzielnie szczegółowo udokumentować stan, odczyty i przekazanie kluczy, wskazać obecne osoby oraz szybko przesłać materiał drugiej stronie z potwierdzeniem. Przy istotnym sporze potrzebna może być konsultacja prawna.
Sprawdzamy
Źródła
Udostępnij artykuł
Preferowane źródła Google
Chcesz częściej trafiać na odpowiedzi Dociekliwie?
Dodaj Dociekliwie do swoich preferowanych źródeł Google.
